Источник: HeadHunter
Источник фотографии
Издательству «МИФ» («Манн, Иванов и Фербер») в этом году исполнилось 15 лет. Все эти годы команда МИФа работает удаленно — сотрудники живут в разных точках страны и мира. HR-отдел работает из трех городов — из Москвы, Санкт-Петербурга и Оренбурга. У HR-специалистов МИФа уникальный опыт дистанционного подбора. Мы попросили поделиться этим опытом Елену Колмогорову, руководителя HR-функции.
Испытательный срок и программа адаптации идут параллельно друг другу, предлагаю поговорить об этих процессах подробнее.
Испытательный срок — это оценка достижения целей и выполнения задач, которые поставлены перед новым сотрудником на первые три месяца работы. Перед выходом человека на работу мы вместе с руководителем (заказчиком подбора), формируем краткосрочные цели на испытательный срок, а также долгосрочные цели на полгода-год, определяем критерии оценки результатов. Цели на испытательный срок и критерии оценки мы обсуждаем с кандидатом в процессе собеседований и соотносим с его ожиданиями. Важно проговорить всё «на берегу», чтобы у всех было единое понимание.
Процесс адаптации направлен на то, чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться к новой среде и культуре, влиться в команду, быстрее разобраться в процессах и, как результат, снизить уровень стресса от смены места работы и получить удовольствие от достижения результатов.
Программа адаптации
Процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня сотрудника. За несколько дней (а иногда и недель) до выхода мы совместно с руководителем и/или будущим наставником проводим онлайн-встречу и формируем программу адаптации. Основные пункты программы:
— команда адаптации нового сотрудника и роли внутри нее (обычно это руководитель, иногда — куратор, обязательно HR-менеджер, а также могут участвовать члены функциональной и продуктовой команд);
— цели нового сотрудника на испытательный срок;
— собственно программа погружения в процессы, задачи, команду;
— план для новичка на первый рабочий день и первую рабочую неделю;
— даты наших промежуточных и итоговых встреч с новым сотрудником.
Программа адаптации гибкая, мы ее составляем с учетом особенностей команды и потребностей нового сотрудника.
Подготовка к выходу нового сотрудника
Наша задача — сделать так, чтобы у нового сотрудника с первого дня работы появилось ощущение, что его ждали, ему здесь рады. Поэтому важно заранее решить все организационные вопросы — от предоставления доступов к корпоративной почте, документам и другим корпоративным ресурсам, а также мы курируем процесс оформления. Если сотрудник из Москвы или Московской области, то он может приехать в офис издательства с документами и подписать трудовой договор офлайн. Если же он находится в другом городе, то процесс строится через обмен сканами документов по электронной почте и оригиналами — по обычной почте.
Заранее мы также делаем расписание рабочих онлайн-встреч нового сотрудника в первый рабочий день, первую неделю и вносим их в наш общий календарь. Благодаря этому человек еще перед началом работы знает свой план на первый день и неделю — куда «идти», что делать.
Что важно учесть
— До выхода сотрудника лучше заранее проверить, вся ли необходимая ему информация есть в инструкциях и презентациях и не устарела ли она. Многое часто меняется — у нового члена команды должна быть актуальная информация, к кому по какому вопросу обращаться и как выстроен тот или иной процесс.
— При подготовке плана погружения хорошо сразу связывать информацию о процессах с конечным результатом, а также с конкретными коллегами, которые в этом процессе могут помочь. Благодаря этому видно, с кем стоит назначить новому сотруднику первые вводные встречи и какие инструкции нужно ему дать, стоит ли их дополнить.
— Здорово, когда есть возможность в расписании первой недели нового сотрудника сразу сделать ссылки на корпоративные документы, которые потребуются ему для подготовки к этой рабочей встрече. Это помогает быстрее сориентироваться в потоке внутренних документов.
— Новый сотрудник будет вам благодарен, если вы в расписании встреч заложите перерывы на чай, кофе и обед. В первые дни люди склонны перенапрягаться из-за большого потока новой информации. При обычном формате работы в офисе кто-то из коллег может отвлечь новичка и пригласить на кофе-паузу или обед. При удаленном формате работы о необходимости сделать паузу напомнит календарь.
Первый рабочий день и первая рабочая неделя
Погружение новичка в рабочие процессы и адаптация в МИФе начинаются со встречи с HR-менеджером — как правило, тем, который сопровождал процесс найма этого сотрудника (он поддерживает и ведет его весь испытательный срок).
Первая погружающая встреча с новичком, как правило, длится около часа. Для этой встречи у нас есть большая презентация. Ее содержание:
— Всё самое важное про издательство МИФ — про его историю и миссию, нашу культуру, стратегию на текущий год.
— FAQ. Часто задаваемые вопросы — про инструменты и принципы работы (где посмотреть контакты сотрудников, в каких мессенджерах мы чаще всего общаемся, как к кому можно обращаться — словом, всё, что требуется на первых порах).
— Наша корпоративная жизнь — про онлайн- и офлайн-мероприятия, которые у нас бывают. Мы обязательно рекомендуем новичку в них участвовать, чтобы у него быстро появилось как можно больше контактов внутри не только своей команды, но и внутри всего МИФа. Например, у нас проходят книжные клубы и есть замечательный инструмент «Неслучайный чай» — это когда специальная программа случайным образом подбирает из числа коллег партнера для чайной или кофе-паузы во время работы и назначает онлайн-встречу с ним. Это онлайн-замена случайным встречам и разговорам, которые в офисе часто происходят в кофе-пойнтах.
— Испытательный срок — еще раз напоминаем новому сотруднику про цели и о том, как будет проходить процесс.
— Корпоративные скидки и другие бонусы, которые у нас есть.
— Персональный чек-лист дальнейших действий на первую неделю работы.
Представление нового сотрудника коллегам
В первый рабочий день мы представляем нового «МИФотворца» (так мы называем наших сотрудников) всему МИФу. Это делается в виде рассылки по электронной почте и в наших корпоративных чатах.
В этом письме мы коротко рассказываем о роли и задачах нового МИФотворца, есть блок про экспертизу и знания, а также фотография. Эта информация помогает получить первое представление о новом сотруднике и заочно познакомиться. Мы также просим новичка написать пару слов о себе вне контекста работы — о чем-то личном, о семье, интересах, увлечениях, городе, в котором родился и где живет сейчас. Это позволяет быстрее найти единомышленников и близких по духу людей.
Более глубокое погружение в рабочие процессы
Следующая встреча нового сотрудника обычно проходит с его руководителем, главная задача — максимально посвятить новичка в бизнес-процессы. Руководитель подробно рассказывает о целях и стратегии работы команды, в которую пришел сотрудник, и его роли в ней и функционале.
Руководитель дает доступ к более детальной информации, необходимой для работы, и материалы для самостоятельного изучения.
Встречи с руководителем во время адаптации, как правило, проходят регулярно, с заранее определенной периодичностью. Первое время — ежедневно по 30 минут. Оптимальный вариант — утром, чтобы обсудить планы на день, поинтересоваться, как дела и какие вопросы появились за прошлый день. Проводить встречи так часто важно, потому что на первом этапе вопросов у новичка, как правило, бывает много, но, в отличие от работы в офисе, в шаговой доступности нет коллег, которых можно мгновенно обо всем спросить.
Также руководитель лично знакомит нового сотрудника с командой — представляет его сначала в рабочих чатах, затем — на рабочих встречах.
Первые три месяца
Испытательный срок и адаптация занимают 3 месяца. В этот период наша задача — максимально помочь новичку разобраться в процессах, документах, познакомиться с командой и как можно быстрее стать самостоятельным.
Мы просим нового сотрудника не стесняться задавать любые вопросы, даже самые очевидные. Это помогает быстрее во всем разобраться.
Ко встречам с руководителем добавляются встречи с другими членами команды — каждый рассказывает новому коллеге про свою часть рабочего процесса. Это позволяет новичку составить общее представление о том, как устроен МИФ и как построены в нем рабочие процессы в целом.
Очень важно регулярно обмениваться обратной связью по процессу и результатам работы. Мы делаем это в трехстороннем формате: обратная связь от новичка, HR и руководителя.
Также мы сразу призываем нового коллегу соблюдать нашу практику обязательно письменно фиксировать все договоренности по итогам рабочих встреч. При удаленном формате работы очень много онлайн-встреч, и важно, чтобы в этом потоке не потерялась важная информация и договоренности. Мы составляем протоколы встреч в Google Docs.
HR-менеджер проводит регулярные встречи с новичком примерно раз в неделю. Продолжительность — от 30 минут до часа, в зависимости от индивидуальных особенностей. У таких встреч несколько задач:
— Помощь в организационных вопросах. Для новичка нормально что-то забыть, упустить в первое время. Наша задача — подсказать, где посмотреть, у кого спросить, помочь разобраться.
— Психологическая разгрузка и поддержка. Не нужно забывать про то, что новое место работы, даже замечательное и интересное, — это всё-таки стресс.
— Погружение в корпоративную культуру и традиции. Человек попал в новую для себя атмосферу, где могут быть совершенно другие процессы работы и стиль общения, чем те, к которым он привык. Важно его поддержать и рассказать, что к чему.
— Разговоры по душам. Это то, во что постепенно превращаются наши встречи ближе к концу адаптации. Мы просто обсуждаем то, что человека в данный момент волнует, о чем он сам хочет поговорить. По отзывам наших сотрудников, это замечательная практика, которая их очень поддерживает.
Промежуточные и итоговые встречи
Через полтора месяца мы устраиваем промежуточную совместную встречу, через три месяца — итоговую встречу по результатам испытательного срока и адаптации. Участники этих встреч: новый сотрудник, его руководитель, HR-менеджер и наставник (если он был у этого нового сотрудника).
Продолжительность каждой из этих встреч — один час. Цель промежуточной встречи — подвести итоги, наметить дальнейшие цели и шаги, выявить точки роста. Мы возвращаемся к тем целям, которые поставили в начале, смотрим, что уже достигнуто, какие получились результаты, какие возникли стоп-факторы, чем еще мы можем помочь сотруднику. Обсуждаем, насколько ему комфортно или некомфортно работать у нас и взаимодействовать с коллегами, оправдались ли его ожидания от работы в МИФе, даем обратную связь и просим новичка поделиться своими впечатлениями. В результате получаем общую картину того, что происходит.
На финальной встрече по итогам трех месяцев работы мы принимаем решение о прохождении или непрохождении испытательного срока. Если сотрудник успешно прошел испытательный срок, мы не ставим точку, мы проговариваем дальнейшие цели, шаги и точки роста — далее встречи из адаптационных переходят в формат встреч по развитию.
Критерии успешной адаптации
Как оценить успешность или неуспешность адаптации? Мы проводим такую оценку по трем уровням коммуникации:
— Уровень «Я»;
— Уровень «Мы»;
— Уровень «МИФ».
Мы ожидаем, что:
— на уровне «Я» у нового сотрудника формируется четкое понимание и принятие своей роли в компании, он успешно проходит вводное обучение, то есть вникает в процессы и цели, и чувствует, что ему нравится работать у нас. И ему комфортно работать в удаленном формате;
— на уровне «Мы» новый сотрудник удовлетворен коллективом и руководителем;
— на уровне МИФа он разделяет цели компании и нашу корпоративную культуру.