Источник: Клерк.Ру
Трудовое законодательство становится все сложнее соблюдать. Бухгалтер в одном лице, на которого возлагают еще и кадровый учет, зачастую не обладает нужными знаниями, да и временем разбираться в нюансах. А руководителю нужно решать другие вопросы — находить клиентов, как-то платить зарплату. В результате кадры, особенно у малого бизнеса, находятся в плачевном состоянии. И это золотая жила для трудовой инспекции. Как не нарваться на штраф и соблюсти закон? Надо спросить эксперта.
Наталья Карасова — руководитель отдела и главный эксперт отдела Зарплата и Кадры в Главбух Ассистент рассказывает на примерах из практики, какие же именно ошибки возникают в кадровом учете, на что обращает внимание инспекция, а что может проигнорировать.
В чем главная проблема кадрового учета в малом бизнесе?
Мы очень часто сталкиваемся с тем, что у наших клиентов вообще нет никакой базы. Нет личных дел, нет обязательных положений, документы хранятся как попало. О таких вещах, как Положение о персональных данных или о неразглашении коммерческой тайны, практически никто не знает.
Казалось бы, пандемия научила нас тому, что такие документы нужны. Например, для регулирования соблюдения сотрудниками санитарных норм, чтобы проверяющие не могли оштрафовать организацию. Но на практике что-то начинают разрабатывать тогда, когда грозит проверка или она уже пришла, поступил запрос от ГИТ или сотрудник грозит жалобой.
И винить бухгалтеров в этом сложно. Ведь у них много других важных задач — начиная от работы с текучкой и заканчивая отчетностью. А кадровый учет — это, можно сказать, отдельный вид искусства.
В Главбух Ассистент мы разграничили функции наших специалистов: кадры, заработная плата, бухучет — все отдельно. В результате на каждого клиента работает целая команда экспертов. При этом цена обслуживания меньше, чем если содержать команду в штате.
Малый и даже средний бизнес не может себе позволить держать большой штат — главбуха, кадровика, юриста и т. д. В результате все обязанности выполняет один бухгалтер.
Он знает, что есть приказы, личная карточка, СЗВ-ТД и прочее. В основном все формируется в программе, например в 1С, но программа не всегда выдает актуальные формы, а бухгалтер за изменениями следить не успевает. Да и 1С: ЗУП есть не у всех, а неспециализированные решения, особенно базовые, выполнить все задачи по кадровому учету не могут.
Итак, главная проблема —отсутствие эксперта, специалиста по кадрам, который понимает нюансы законодательства и готов постоянно совершенствовать свои знания.
Сертификация, повышение квалификации — это не пустые слова. Ведь при проверке инспектор может вас спросить, обладает ли ваш бухгалтер нужной квалификацией для работы с теми же персональными данными.
Но давайте сначала разберемся…
Когда возможна проверка ГИТ?
Есть два типа проверок — плановая и внеплановая.
Плановая зависит от того, к какой категории риска отнесена организация (критерии риска — постановление Правительства РФ от 17.08.2016 № 806).
Например, компании, отнесенные к 1 классу риска, проверяются ежегодно, а отнесенным к 6-му проверки (плановые) не грозят.
На то, к какому классу относят вашу организацию, влияют разные факторы:
— наличие вредного или опасного производства;
— случаи задержки заработной платы;
— административные штрафы за нарушения ТК;
— наличие несчастных случаев и т. п.
Можно сделать запрос в Роструд и уточнить, к какому классу риска вы относитесь, но большинство работодателей предпочитают этого не делать (не буди лихо).
Плановые проверки чаще всего приходят на большие предприятия. Я бы даже сказала — градообразующие: крупные производства, компании с большим количеством сотрудников, где есть вредные факторы. В первую очередь проверяют:
— специальную оценку условий труда (СОУТ);
— ведение личных дел;
— полноту и своевременность выплаты зарплаты, больничных, компенсаций и т. д.
Такие проверки обычно выездные, т. к. объем кадровых документов очень большой, его затруднительно предоставить в инспекцию и даже скопировать.
Внеплановая проверка проводится чаще, ее инициируют по заявлению сотрудника, чьи права были нарушены. Она может проходить как с выездом инспектора в организацию, так и без него. Чаще компания просто получает запрос с длинным списком документов.
Даже если организация или ИП относятся к малому бизнесу, их могут «поставить на карандаш» и включить в планы проверок. если они:
— работают в сфере, где есть вредные условия труда,
— ранее проходили проверку, и инспекция выявила много нарушений,
— на компанию регулярно поступают жалобы от сотрудников.
Кстати, жаловаться сотрудникам стало намного проще — достаточно звонка. Причем совместно с ГИТ проверять вас могут прийти и ФНС, и ПФР, и ФСС. Сейчас государство тратит огромный ресурс на социальную сферу, ведь пустующую казну надо как-то пополнять, в т. ч. за счет штрафов.
Административные штрафы ГИТ начинаются от 30 000 рублей и заканчиваются 250 000 рублей — не всякий малый бизнес готов платить такие суммы.
К нам, например, приходят ИП, которые могут не вести тот же бухгалтерский учет, но у них есть человек 20 сотрудников, и это вынуждает их заботиться об учете — бухгалтерском, кадровом. И когда нас клиенты спрашивают, зачем вы заставляете нас составлять столько документов, зачем нам все эти положения? Мы поясняем, что их обязательно попросят. Некоторые все равно отказываются, а потом получают запрос из налоговой или трудинспекции со списком на трех листах и снова идут к нам.
Бывают и другие случаи.
Вот пример из практики: шла подготовка к проверке крупного предприятия. Вся бухгалтерия, архивы на 5 этаже здания, к проверке готовились за 2 недели — все документы были в порядке.
Но оказалось, что проверяющим хватило и холла. Накануне проверки в фойе повесили портрет сотрудника, которого поздравляли с юбилеем. Первое, чем поинтересовались проверяющие — есть ли согласие сотрудника на поздравление, размещение его персданных (фото + ФИО + дата рождения)? Такого согласия не оказалось, компания получила штраф 150 000 рублей, но больше проверяющих ничего не заинтересовало. Этого штрафа для них уже было достаточно.
По каким причинам чаще всего приходит проверка
Как мы уже выяснили, главная причина — жалобы сотрудников. Но какие именно?
Задержка зарплаты
Самая частая, наверное, причина. Задержка или невыплата заработной платы, больничных, других причитающихся сотруднику доходов.
В этом случае, еще до того, как ваш сотрудник только задумается о жалобе, нужно обязательно выплатить ему компенсацию за задержку зарплаты.
У нашего клиента был случай, когда опоздание составило 2 часа, но сотрудник подал жалобу в ГИТ, потому что у него банк не смог списать в тот день ипотеку и начислил штрафные санкции (плюс ухудшилась кредитная история).
Но никакого штрафа организация не получила, только предписание «больше так не делать».
Что помогло:
1. Компания выплатила компенсацию (не только сотруднику с ипотекой, пени получили все работники). Это были копейки (в прямом смысле), но свою обязанность она выполнила.
2. Организация признавала свою вину в просрочке. Если зарплата должна была быть перечислена 5-го числа, а перевод выполнен 6-го, то доказывать что либо бессмысленно. А вот признание вины — это показатель стремления компании к сотрудничеству и мирному решению конфликта.
3. Наш юрист составил аргументированный ответ, что за уплату ипотеки сотрудника организация все же не отвечает.
Иногда просрочка возникает даже не по прямой вине работодателя. Например, в банках практикуется разный подход к работе с зарплатными реестрами.
В Сбербанке, если в реестре оказался сотрудник с ошибкой (например, данными карты, которую он уже закрыл, или старой фамилией), то выплаты всем остальным работникам пройдут, а этому конкретному — нет.
В ВТБ будет «завернут» весь реестр полностью. Если вовремя не заметить, что отправленная сегодня (в срок) заработная плата никуда не ушла, а в реестре ошибка, то перечислять зарплату всему коллективу придется завтра, с опозданием на день, и вы нарушите трудовое законодательство.
Работодатель не заключает трудовой договор
Тут может быть несколько случаев:
— договор вообще не заключают, а зарплату платят «черную»;
— с работником вместо трудового заключают ГПХ-договор;
— предлагают сотруднику зарегистрироваться самозанятым.
Что касается переквалификации ГПХ-договоров в трудовые. Работодатель чаще всего пытается совместить несовместимое — вписать в договор подряда график работы, режим дня, ежемесячные выплаты (да еще в дни выплаты зарплаты), закрепляют рабочее место и т. д. Здесь инспектору остается только сказать ему спасибо за подарок.
С самозанятыми совершают ту же ошибку, а еще пытаются трудоустроить своих же бывших сотрудников — месяц назад уволили и вдруг заключают договор уже с плательщиком НПД. Закон о самозанятых прямо это запрещает. С момента увольнения должно пройти 2 года. Почему-то про это часто забывают.
Что же касается зарплаты в конвертах, то тут последствия наступают не только для работодателя, но и для работника. Трудовой инспектор зафиксирует факт: гражданин признает, что получал доход неофициально. А с дохода он обязан заплатить НДФЛ, а т. к. речь идет о реальной зарплате, то налог там будет немаленьким скорее всего.
Например:
Работник год получал зарплату наличными — 20 000 рублей в месяц и работал без оформления. Затем решил, что несправедливо не иметь трудового договора, терять стаж, и написал жалобу. ГИТ провела проверку, выяснила, что все действительно так и обязала предпринимателя исправить положение, а также заплатить полагающиеся взносы. ФНС, основываясь на решении трудинспекции доначислила взносы:
20 000 * 12 = 240 000 рублей всего заработано сотрудником за год.
240 000 * 30,2% (22% -пенсионные взносы, 5,1% — ФОМС, 2,9% — взносы в ФСС по нетрудоспособности, 0,2% — взносы от несчастных случаев) = 72 480 рублей.
Но с дохода работника был начислен также НДФЛ:
240 000 * 13% = 31 200 рублей.
Это сумму работодатель теперь должен из доходов сотрудника удержать. Если же работник решит, например, уволиться (а подобные жалобы часто поступают уже после увольнения или когда работник решил уйти), то удерживать НДФЛ у него будет налоговая инспекция.
Если же работник официально трудоустроен, а жалуется просто на факт отсутствия каких-либо документов, того же трудового договора, то и вовсе ничего не получает. Штраф работодатель заплатит не ему, а ГИТ.
Если подобная ситуация возникла у вас — не ждите, когда в вашу дверь постучит проверяющий или пришлет длинный список документов для предоставления — сразу обращайтесь к специалистам. Главбух Ассистент ежедневно консультирует и оказывает экспертную поддержку каждому второму кадровику, бухгалтеру и специалисту по расчету зарплаты в России.
В нашей практике был очень интересный случай. Там никто ни на кого не жаловался — работодатель сам себя подставил, причем самым невероятным образом.
К нам пришел ИП. Он оказывал услуги клининга, у него трудилось большое количество сотрудников, но в отчетах не фигурировало ни одного. Он выиграл аукцион — на уборку помещений в…налоговой инспекции, где был зарегистрирован.
Большое здание в несколько этажей, и ни одного сотрудника в штате для мытья полов. Да, мы тоже не сразу поверили, что так бывает. Конечно ФНС сразу заинтересовалась — как это ИП собирается оказывать инспекции услуги? Выйти из ситуации удалось — сотрудники срочно были трудоустроены (а это порядка полусотни человек). Мы оперативно подготовили все документы, подписали трудовые договоры, подали данные в ПФР и т. д. Это очень наглядная демонстрация того, как порой судьба может вас настичь за неисполнение ТК.
При увольнении не выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск или другие положенные выплаты
Это тоже частая причина жалоб и проверок. Работодатель игнорирует требование закона о выплате компенсации. Ограничений по количеству лет, за которые она должна быть выплачена, нет.
Например, есть случаи, когда топ-менеджеры, которые постоянно работали без отпусков или брали только небольшое количество дней отдыха, в итоге увольнялись и получали миллионные выплаты. Представьте — 28 дней в год, сотрудник 5 лет работает без отпуска (140 дней), заработная плата 100 000 в месяц. Если считать, что ежемесячно он получал только оклад без отклонений, не болел и т. д., то компенсация ему составит:
(100 000 * 12) / (29,3 * 12) = 3 412,97 — средний заработок;
140 * 3 412,97 = 477 815,80 — компенсация за неиспользованный отпуск. На руки почти 416 тысяч рублей (за вычетом НДФЛ).
Неплохое «выходное пособие», согласитесь?
Совет эксперта: самое выгодное увольнение для работодателя — по соглашению сторон. В этом случае работнику практически невозможно потом оспорить увольнение, нельзя предъявить претензии работодателю. Если у вас конфликтное увольнение — предложите этот вариант.
Так можно расстаться с сотрудником, который вам не подходит, не устраивает, но формальных оснований для увольнения нет. Правда, стоит предложить ему «отступные» — компенсацию за внезапное расторжение договора. Но это в любом случае выгоднее, чем в последующем проходить судебные тяжбы, восстанавливать работника, платить ему за весь период, пока он не работал (но должен был, если бы вы его не уволили).
Среди других жалоб — невыплата сверхурочных, ночных, нарушение прав беременных сотрудниц, несвоевременная выплата пособий, непредоставление дополнительных отпусков и другие. Например, у нас был случай, когда в суде сотрудник заявил, что ему ни разу не выдавали расчетные листки, и суд счел это серьезным нарушением.
Ко многим документам работодатели, к сожалению, относятся, как к обычным бумажкам, в то время, как это обязательные документы. Вот графики отпусков у большинства отсутствуют. А их часто запрашивают при проверке.
Еще одно нарушение — отправлять в отпуск сотрудников формально
Отпуск предоставляется только на бумаге, а по факту работник продолжает трудится.
Представьте: выходит на работу кассир — материально-ответственное лицо, в кассе недостача. Работодателю придется доказывать, что виноват именно этот сотрудник, а работник будет настаивать — ничего не знаю, я в отпуске. А если несчастный случай, а работника и не должно было быть на месте? Документы, подписанные «отдыхающим», тоже вызовут вопросы — как мог Иванов подписать договор во вторник, если он с понедельника в отпуске?
Какие еще нарушения находит инспекция
Неверное оформление локальных актов по кадрам (а чаще — их полное отсутствие), неознакомление работников с положениями.
Лучше всего, если у вас большой коллектив, разрозненный, работающий частично на удаленке, разместить информацию и все сведения в общедоступном месте, чтобы сотрудник не думал — а где мне это почитать?
Положения о правилах трудового распорядка, информацию о соцпакете (страховании, путевках, положенной материальной помощи и т. п.) можно поместить на сайте, доске информации, в корпоративной системе. Но это не освобождает от ознакомления с ними сотрудников под подпись при трудоустройстве.
Иногда специалист Главбух Ассистент приходит к клиенту, чтобы привести в порядок личные дела сотрудников, и спрашивает — где они хранятся, а в ответ: «Сейчас посмотрю, в какой коробке все это лежит». Проверяющим одного этого было бы достаточно, чтобы выписать штраф.
Нарушения, связанные с трудовым договором. Это отсутствие обязательных условий, неоформление дополнительных соглашений. Последнее нарушение очень часто встречается.
Когда вам нужно заключить дополнительное соглашение:
— Изменились условия труда — график, характер работы и т. п. Пример: вместо работы в офисе сотрудник стал работать в автомобиле, постоянно находясь в дороге. Или вместо графика 2 через 2 работник выходит в смены сутки через трое.
— Изменилось место (адрес) работы.
— Изменился оклад, ставка. Если у вас сотрудники получают минимальную заработную плату, а она индексируется ежегодно, то у вас ежегодно меняется размер оплаты труда. То же самое при обязательной регулярной индексации в соответствии с Трудовым кодексом.
Из практики: клиент сообщает, что соблюдает ТК, ведь он платит своим сотрудникам оклад 20 000 рублей, что выше МРОТ. При этом в его регионе применяются районные коэффициенты.
Объясняем, что коэффициент обязательно должен быть прописан и выделен отдельно, иначе при проверке его насчитают сверху 20 тысяч. Ни в одном кадром документе или ведомости по расчету зарплаты коэффициенты не выделены.
Но клиент настаивает — у меня все в порядке, все надбавки уже включены в эту сумму. Приходится объяснять и доказывать — так неправильно.
Еще одно нарушение — выплата зарплаты 1 раз в месяц. Многие считают, что достаточно прописать такое условие в трудовом договоре или взять от сотрудника заявление — и все в порядке.
Перечислять зарплату нужно 2 раза в месяц, если нет денег в день «аванса» лучше заплатите минимальную сумму, самую незначительную. Поверьте, это поможет защитить вас от штрафа. Но систематически так делать нельзя.
Чуть раньше мы рассказывали, что работникам не платят компенсации, а бывает наоборот — платят, но не те. Недавно мы столкнулись с тем, что у клиента оформлена полевая выплата сотрудникам, которым она по закону не положена. Внятно объяснить — на каком основании ее выплачивают клиент не смог. Проблема в том, что такие выплаты не облагаются НДФЛ (до 700 рублей) и полностью не облагаются страховыми взносами. Но если их не признают полевыми, то нужно будет пересчитать обязательства и доплатить немалые суммы в бюджет.
Нам удалось найти решение благодаря нашим юристам и отнести выплаты к полевым. Но этот случай говорит о том, как важно, чтобы тот, кто отвечает у вас в организации за кадры и зарплату, точно знал, что он делает и какими положениями закона руководствуется.
Штрафы
Санкции за нарушения ТК и смежного законодательства немаленькие. Есть даже такие, о которых вы возможно не слышали.
Например, если принять на работу бывшего государственного или муниципального служащего и не сообщить об этом на место его прошлой работы — организации грозит штраф от 100 до 500 тысяч рублей. Срок такого уведомления — 10 дней со дня заключения договора, а привлечь работодателя к ответственности могут в течение 6 лет. Уверены, что у вас таких работников нет?
В условиях ограничений из-за нового витка пандемии актуально будет упомянуть штрафные санкции за нарушения в области санитарно-эпидемиологического законодательства — по статье 6.3 КоАП (за нарушение санэпид правил и гигиенических нормативов) штраф на организацию составит до 500 тысяч рублей, на руководителя — до 150 тысяч.
Если говорить о более «традиционных» нарушения, то вот также несколько примеров штрафов по статье 5.27 КоАП:
— нет штатного расписания — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1);
— вместо трудового заключен ГПХ-договор — от 50 000 до 100 000 рублей (п. 4);
— зарплаты менее минимального размера, установленного региональным соглашением — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 6);
— работникам не выдаются расчетные листки — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1);
— в трудовом договоре отсутствуют условия труда (относятся к вредным, опасным факторам) — от 50 000 до 100 000 рублей (п. 4).
Как избежать ошибок
Прежде всего подготовьте весь базовый пакет документов: положения, соглашения, регламенты. В этом вам помогут эксперты Главбух Ассистент.
Соблюдайте процедуру приема и увольнения работников, разработайте четкие регламенты для этого, чтобы сотрудник, отвечающий за кадровый учет, ничего не упустил. Старайтесь расставаться с конфликтными сотрудниками по соглашению сторон, а не через заявление по собственному желанию.
Проверяйте состояние своего учета, для этого можно воспользоваться сервисами Роструда, например Электронным инспектором. Оценивайте критерии риска попадания под проверку.
Если у вас нет возможности нанять в штат и юриста, и специалиста по кадрам, вы можете просто подключить Главбух Ассистент. Можно выбрать только кадровый учет, а можно сразу комплекс — Кадры + Зарплата.
Вместе с аутсорсингом вы получите бесплатно электронную подпись и облачную программу 1С ЗУП 8.3. Наши эксперты несут финансовую ответственность за правильность ведения учета — это означает, что вы получаете страховку от штрафов.
Обязательно четко разделите работу штатных специалистов и тех, кого нанимаете по гражданско-правовым договорам, даже если это ИП и самозанятые. Сейчас много проверок по последним и особый акцент как раз на переквалификацию договоров в трудовые.
В идеале нужно иметь в штате специалиста, который погружен в вопросы кадрового учета — не просто бухгалтера, на котором и так лежит достаточно ответственности и забот по текущим делам, а отдельного эксперта, с соответствующим образованием и квалификацией.
В Главбух Ассистент сотрудники регулярно проходят повышение квалификации и имеют соответствующие сертификаты. К тому же у нас огромная правовая база, в которой есть доступ ко всем необходимым документам (в т. ч. отраслевым, узкоспециализированным), которые сложно найти в актуальном виде в открытом доступе.
У вас сейчас есть возможность попробовать кадровый аутсорсинг и оценить все возможности нашей поддержки. Для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте.